Die folgende "WEB-Aufbereitung" des Short Summary soll Ihnen einen Eindruck eines KPI Scans einer SAP-Installation vermitteln.

Dieser Untersuchungsbericht wurde von West Trax Deutschland Ltd. & Co. KG erstellt, im folgenden West Trax genannt. Die darin enthaltenen Daten und Informationen wurden gewissenhaft und mit größtmöglicher Sorgfalt ermittelt. Für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit kann jedoch keine Garantie übernommen werden.

Alle Rechte am Inhalt dieses Untersuchungsberichts liegen bei der West Trax. Die Daten und Informationen bleiben aus Gründen des Datenschutzes Eigentum der West Trax. Vervielfältigungen, auch auszugsweise, sind nur mit schriftlicher Genehmigung der West Trax gestattet.

Copyright West Trax Deutschland Ltd. & Co. KG, 2007

1 Ausgangssituation und Zielsetzung der Studie
2 KPI Scan Methodik
3 Studieninhalte
4 Exemplarische Ergebnisse der Studie

* Mehr Wert durch Mehrwert – Wirtschaftlich geführte SAP-Systeme bringen mehr Erfolg für das Unternehmen!
* Millionengrab SAP – 90% der SAP-Systeme weisen nach wie vor 6- bis 7-stelliges Einsparpotenzial auf!
* Es gibt sie doch, die effizienten SAP-Systeme – 4 Unternehmen machen es vor und gewinnen einen Quality Award für ihre Systemnutzung!


Dass IT-Leiter und CIOs unter einem enormen Kostendruck stehen, ist weithin bekannt. Es ist gängige Praxis geworden, dass IT-Verantwortliche zu Konsolidierungen ihrer IT gedrängt werden, um Kosten zu reduzieren. Leider übersehen sie oftmals dabei den größten Brocken des vorhandenen Sparpotenzials: ihr SAP-System! Dabei liegen gerade hier extrem hohe Einsparpotenziale, die aber den Betreibern in den wenigsten Fällen wirklich bewusst sind.

Gewaltige Summen verschluckt der „Sparstrumpf SAP-System“ beispielsweise in den Bereichen Eigenentwicklungen und ungenutzten Eigenentwicklungen. Was oftmals in erheblichem Entwicklungsaufwand geleistet wird, könnte mühelos innerhalb des SAP-Standards effektiv abgebildet werden. Doch weil das Gegenteil gängige Praxis ist, wächst damit leider auch der Anteil des ungenutzten relevanten Standardpotenzials in Dimensionen, die hohe, finanzielle Verluste für das Unternehmen nach sich ziehen.

In den meisten Fällen wissen SAP-Anwender gar nicht, wo genau ihre Sparpotenziale stecken und viel wichtiger noch, wie sie diese überhaupt erst identifizieren können. Dabei ist es von größter Wichtigkeit, die Prozesse schlank und rank zu halten, damit- beispielsweise bei Outsourcing-Projekten, Releasewechsel oder auch der Pflege eines SAP-Systems – die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Schließlich hängt der Unternehmenserfolg maßgeblich von effizienten Geschäftsprozessen ab, die in den Fachabteilungen definiert und von der IT entsprechend unterstützt werden. Die Erwartungshaltung der Fachabteilungen an die IT ist hierbei sehr hoch, tragen sie doch immer häufiger die Realisierungskosten. Dabei fehlt oftmals die Kenntnis, welche Umsetzungsmöglichkeiten in der IT tatsächlich stecken. Hier gibt es nach wie vor große Diskrepanzen zwischen Anforderungen der Fachabteilungen einerseits und Leistungen der IT-Abteilungen andererseits.

Nachdem der Trend immer stärker auf höherwertige Dienstleistungen der IT-Abteilungen im Unternehmen geht, erhöht sich massiv der Bedarf entsprechender innovativer Methoden, die den Wertbeitrag gerade auch bei SAP-Systemen messen.

Obwohl laut ersten Ergebnissen der neuen West Trax Studie das Einsparpotenzial bei SAP-Systemen noch immer viel zu wenig genutzt wird – circa 90 Prozent der installierten SAP-Systeme weisen nach wie vor Einsparpotenziale im 6- bis 7-stelligen Euro-Bereich auf – zeigen zumindest einzelne Unternehmen einen positiven Trend.

So zum Beispiel schneidet die Modine Europe GmbH, ein führender europäischer Automobilzulieferer mit Sitz in Filderstadt, in der Studie vorbildlich ab. Im Hinblick auf die Auswertung von Key Performance Indikatoren (KPI) erreicht das Unternehmen im Bereich der „Antwortzeiten Eigenentwicklungen“ den besten Messwert in dieser Kategorie seit fünf Jahren. Das Unternehmen liegt mit dieser Bewertung nicht nur innerhalb seiner Branche, sondern auch im Vergleich zu allen Branchen, unter dem bisher erzielten Measured Best Practice (MBP) Wert. Dieser basiert auf einer Zertifizierungsmethode, die von West Trax entwickelt und von einem unabhängig vereidigten Sachverständigen der IHK Darmstadt geprüft und autorisiert wurde.

Aber auch bei SAP-Anwendern aus dem Bereich Banken und der Service- und Konsumgüterindustrie zeigen sich positive Veränderungen. Die Münchener Hypothekenbank konnte sogar den MBP von gleich zwei KPI-Kriterien (Standardisierungsgrad und Anteil Eigenentwicklungen) innerhalb ihrer Branche knacken. So verbesserte das Unternehmen zum Beispiel den bisher erreichten MBP-Wert beim KPI „Anteil Eigenentwicklungen“ um über 25 Prozent.

Ähnlich verhält es sich mit der MEWA Textil-Service AG, einem hessischen Serviceunternehmen im Textilbereich, das bisher ungeschlagen die Branchen-Bestenliste für den KPI „Standardisierungsgrad“ anführt. Konsequente Optimierung und Leistungsmessung machten sich hier bezahlt und zeigen nun ebenfalls in den Bereichen „Ungenutztes relevantes Standardpotenzial“, „Anteil Eigenentwicklungen“ und „Nutzungshäufigkeiten Eigenentwicklungen“ einen signifikanten Erfolg.

Ein weiteres Beispiel liefert die Pilatus Aircraft aus der benachbarten Schweiz. Auch hier zeigt die Auswertung von West Trax deutlich bessere MBP-Ergebnisse als der Wettbewerb bei der Systemvermessung bezüglich folgender sechs von insgesamt sieben zu bewertenden KPIs:Standardisierungsgrad

* Anteil Eigenentwicklungen
* Anteil ungenutzter Eigenentwicklungen
* Antwortzeiten Eigenentwicklungen
* Nutzungshäufigkeiten Eigenentwicklungen
* Dokumentation genutzter Programme

Alle vier Unternehmen haben erkannt, dass in ihren SAP-Systemen Optimierungsmöglichkeiten stecken, die – wenn entsprechend genutzt – finanzielle Ressourcen für neue Projekte frei machen. Teilweise können die Projekte sogar ohne Budgeterhöhung und damit ohne zusätzliche finanzielle Belastungen der Fachabteilungen realisiert werden. Natürlich steht außer Frage, dass durch eine solche wirtschaftliche Optimierung automatisch ein „Mehrwert“ für das Unternehmen geschaffen werden kann. In Zukunft werden IT-Leiter und CIOs immer strenger in die Verpflichtung genommen werden, einen solchen Mehrwert gegenüber dem Management und den Fachabteilungen transparent darzulegen. Nur so können sie ihre Leistungsfähigkeit und Qualität als Dienstleister im Unternehmen glaubhaft unter Beweis stellen. Hier erweisen sich Messmethoden wie der KPI Scan® als ideale und wirkungsvolle Instrumente der internen, aber auch externen Positionierung.

West Trax hat unter Verwendung des KPI Scan® seine Anwender-Benchmarkstudie des vergangenen Jahres wiederholt, um Veränderungen und Trends in den verschiedenen Branchen zu ermitteln. Bei dem KPI Scan® handelt es sich um eine speziell entwickelte Methodik, die Anwendern die strategische und operative Entscheidungsgrundlage liefert, um den Einsatz der SAP-Systeme wirtschaftlich zu gestalten und die Effektivität einer SAP-Investition zu erhöhen. Für diese Studie wurden 245 Benchmarks aus 13 Branchen zugrunde gelegt. Zielsetzung der Studie ist eine neutrale Analyse der tatsächlichen Nutzung der SAP Systeme hinsichtlich der Key Performance Indikatoren aus den Bereichen Kosten, Produktivität, Performance und Qualität sowie der Vergleich der Ergebnisse mit den Resultaten des Vorjahrs. Die Studie zeigt sowohl branchenspezifisch als auch branchenübergreifend die Optimierungspotenziale und Trends auf.

Die KPI Scan® Methodik, die Grundlage dieser Studie ist, analysiert die tatsächliche Nutzung von SAP-Systemen durch End-Anwender und deckt Schwachstellen im Betrieb und der Unterstützung von Geschäftsprozessen auf. Sie arbeitet ausschließlich mit Standarddaten aus den zu analysierenden SAP-Systemen. Diese werden von den Unternehmen mit einem Zeitaufwand von ca. 30 Minuten extrahiert und unkonvertiert in elektronischer Form den Analysten der West Trax zur Verfügung gestellt. Eine Installation auf dem SAP-System der Kunden ist nicht erforderlich. Die Auswertung der Daten erfolgt in 4 Stufen:

Die Studie untersucht die unten angegebenen Key Performance Indikatoren (KPIs) in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit der SAP-Systeme. Die 4 KPI Gruppen in Überblick:

KPI-Gruppe Kosten:
* Eigenentwicklungen
* Ungenutzte Eigenentwicklungen
* Einsparpotenzial

KPI-Gruppe Produktivität:
* Standardisierungsgrad
* Ungenutztes Standardpotenzial
* Unterstützte Unternehmensbereiche

KPI-Gruppe Performance:
* Performance Eigenentwicklungen
* Performance Standardtransaktionen

KPI-Gruppe Qualität:
* Nutzungshäufigkeiten Eigenentwicklungen
* Trigger und Background Jobs
* Dokumentation

Im Folgenden wird für jede der oben aufgeführten KPI-Gruppen ein Analyseergebnis auszugsweise vorgestellt:

KPI-Gruppe Kosten:

Der KPI Einsparpotenzial, der das jährliche Einsparpotenzial im Bereich der Wartungs- und Projektkosten für nicht benötigte Eigenentwicklungen bestimmt, zeigt das Einsparpotenzial im Verhältnis zum durchschnittlichen Anteil an Eigenentwicklungen in den jeweiligen Branchen.

KPI-Gruppe Produktivität:

Der KPI Unternehmensbereiche zeigt diejenigen Unternehmensbereiche, die in den analysierten Systemen aller Branchen am intensivsten durch die Nutzung von Standardtransaktionen des SAP-Systems unterstützt wurden.

KPI-Gruppe Performance:

Ein Großteil der Eigenentwicklungen weist extrem hohe Antwortzeiten auf. Dies erklären Unternehmen häufig dadurch, dass es sich hierbei um Reports handelt, die als Background Jobs über Nacht laufen, so dass auf eine optimale Programmierung häufig nicht viel Wert gelegt wird. Allerdings zeigen Stichproben während der Studie, dass solche Programme auch häufig den Tagesbetrieb negativ beeinflussen, da sie nicht ausschließlich als Background Jobs genutzt werden. Des Weiteren gab es Fälle, in denen es sich bei diesen Eigenentwicklungen um Dialogprogramme handelte.

KPI-Gruppe Qualität:

Da sich Eigenentwicklungen sehr zeit- und kostenintensiv für ein Unternehmen auswirken, sollten sie nur dann eingesetzt werden, wenn es der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens dient und kein vergleichbarer Standard verfügbar ist. Allerdings zeigt das Ergebnis der Nutzungshäufigkeitsanalyse, dass vorhandene Eigenentwicklungen in den analysierten Unternehmen maximal zu etwa einem Viertel intensiv genutzt wurden. Mehr als ein Drittel der vorhandenen Programme wurden nicht ein einziges Mal aufgerufen. Mangelnde Systemtransparenz verhindert, dass Unternehmen die Lücke zwischen implementierter und genutzter Funktionalität erkennen.

West Trax ist ein Dienstleistungsunternehmen für Management-Beratung und IT-Consulting. Das 2003 gegründete Unternehmen verbindet langjährige internationale Erfahrungen im Professional Service Bereich mit aktueller State-of-the-Art-Technologie. Mit KPI Scan®, KPI Optimiser®, KPI QA® und Benchmark Express® bietet West Trax Lösungen, mit denen effizientere Unternehmensabläufe sowie leistungsfähigere IT-Infrastrukturen ermöglicht werden. West Trax konzentriert sich schwerpunktmäßig auf die Optimierung von SAP Systemen weltweit. Mehr Information erhalten Sie unter www.westtrax.de

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